<We_can_help/>

What are you looking for?

Samarbete på den smarta arbetsplatsen

Idag är det självklart att alla som jobbar ihop ska kunna dela information och ha möten på ett smidigt sätt. Oavsett om man tillhör samma organisation, befinner sig på olika håll i världen eller om man loggar in från dator, platta eller mobiltelefon. Mobilitet är det mest naturliga i världen, och det blir allt vanligare att ”team” som jobbar tätt ihop består av kunder, leverantörer, partners och konsulter.

May 19, 2020

Väl fungerande samarbeten är viktigt för att bli mer effektiva och lönsamma samtidigt som verksamheten levererar bättre service till kunderna och blir mer hållbar. Vi behöver verktyg som gör det möjligt att mötas på nätet och dela information, både i den egna organisationen samt med kunder och partners, på ett effektivt och säkert sätt. Men det är inte självklart att samarbetet fungerar bättre bara för att nya verktyg implementeras, och ny teknik kan också innebära nya säkerhetsrisker.

I den här rapporten berättar vi om möjligheterna och riskerna den nya tekniken öppnar upp för. Vi utforskar också hur det skiftande tekniklandskapet förändrar kommunikationen mellan dem i organisationen som använder och efterfrågar tjänsterna och dem som tillhandahåller dem (Och förstås hur man täpper till glappet däremellan!)

En brygga mellan tekniken och människorna

Den stora tillgången på smidiga konsumentappar och molntjänster innebär att människor i allmänhet, och unga i synnerhet, har höga krav på svarstider och användargränssnitt. En undersökning av Kairos Future visade att unga människor betraktar ett fungerande IT-stöd, som exempelvis digitala verktyg, som en hygienfaktor på arbetsplatsen. Av dem som var missnöjda med sitt IT-stöd var hela 50 procent missnöjda med arbetsplatsen som helhet. Samarbetsverktyg som är trevliga att använda hänger därmed ihop med kompetensförsörjning.

Om arbetsgivaren inte erbjuder verktyg som fungerar lika bra som dem man är van vid att använda privat är risken också stor att personalen ser sig om efter verktyg som inte är sanktionerade av företagets IT-avdelning. Detta resulterar i så kallad skuggit och kan leda till att personalen delar företagsinformation på konsumentapplikationer utan att reflektera över att information kan försvinna eller hamna i orätta händer.

Idag finns det en uppsjö av bra samarbetsverktyg på marknaden. För att IT-avdelningen ska kunna leverera verktyg som både fungerar med den övriga infrastrukturen, och som lever upp till medarbetarnas förväntningar, behöver resan mot nya arbetssätt genomföras i samråd med andra delar av organisationen. Samtalet behöver ta avstamp i frågan ”hur ska vi arbeta tillsammans?” snarare än ”vilka verktyg vi ska implementera?”

Digital stress och kanalstress

Den stressrelaterade ohälsan i Sverige fortsätter att öka och ingen förändring på arbetsplatsen bör genomföras utan att också ta hänsyn till hur det påverkar personalens stressnivåer. Magdalena Stadin som har forskat på den digitala stressen vid Hälsohögskolan i Jönköping berättar att den påverkar kognitionen, som förmåga till fokus. Den upplevda stressen får oss också att värdera vår hälsa som sämre. Stressen orsakas av såväl teknikstrul som av informationsstress som notiser och överfulla mejlboxar.

Om nya kommunikationskanaler implementeras utan att vi samtidigt ställer om till nya arbetssätt kan stressen öka. Smarta verktyg minskar meddelandevolymen om de används på rätt sätt, men om kollegorna omväxlande kommunicerar med varandra via samarbetsplattformar, mejl, sms och chatt är det svårt att minnas vad som har förmedlats var. Här finns det också en risk att den som inte klarar omställningen hamnar utanför, och deras kompetens går till spillo.

Vem tar ansvar för att personalen får utbildning i de nya verktygen? Hur följs förflyttningen mot de nya arbetssätten upp?

Hållbara, digitala möten

Många ägnar sina arbetsdagar åt att springa från det ena mötet till det andra och en undersökning från Svenska Möten visar att hela 50 procent av alla möten upplevs som ineffektiva. Om tiden som spenderas på ineffektiva möten istället användes på ett mer produktivt sätt skulle det kunna leda till minskad stress.

Digitala verktyg gör det möjligt för oss att implementera en mer hållbar möteskultur. Många timmeslånga möten kan ersättas av kortare möten över telefon eller video, och kollegor som dagligen delar tankar i teams-chatten behöver inte ha möten för att prata ihop sig.

Men det handlar också om miljön. Johan Rockström, forskare vid Potsdam Institute for Climate Change, säger att den digitala revolutionen kan bidra till att halvera utsläppen. Sedan 2001 har vi på Telia minskat vårt resande med 80 procent genom att istället mötas över video och använda smarta digitala samarbetsverktyg.

Vilka möten kan effektiviseras bort i er organisation? Hur mycket kan ni minska resandet med hjälp av digitala lösningar?

Samarbete och säkerhetshot

Vid valet av samarbetsverktyg är det viktigt att välja en leverantör med en god säkerhetskultur och som har koll på svenska lagar och regler.

Vem minns inte skandalen då Transportstyrelsens data hanterades av personal som inte var säkerhetsklassad?

Med tanke på att säkerhetshoten i Sverige och världen ökar, och att tekniken hela tiden låter oss göra allt mer med den insamlade datan, kan valet av leverantör idag påverka informationssäkerheten i framtiden i en större utsträckning än vi kan föreställa oss. FRA uppger i rapporten från 2018 att cyberattacker utförda av de mest kvalificerade statsaktörernafortsätter att öka i både omfattning och sofistikeringsgrad.

När applikationer delar data med varandra blir det en större komplexitet i säkerhetspusslet. Vad händer egentligen när en applikation ber om åtkomst till en annan? Hur påverkar det säkerheten och integriteten? Ju fler leverantörer vi har desto större är risken att våra uppgifter röjs. Om våra olika plattformar är kopplade till varandra räcker det att en av dem blir hackade. En osäker leverantör får hela kedjan att falla.

Riskerar er information att lämnas ut till tredje part? Vilken är risken att datacentret där er information lagras hackas?

Framtidsspaning – AI kliver in i teamet

När det gäller AI och robotar befinner vi oss bara precis i början vad gäller deras kompetens och möjliga tillämpningar. Tidigare har de virtuella assistenterna ställt hyfsat korkade frågor, och erbjudit hjälp vi inte har nytta av, men här börjar det hända saker. Redan idag används robotar för att uppnå fördomsfri rekrytering. Och med tanke på att våra virtuella kollegor inte behöver sova kan de hjälpa oss att möta kundernas krav på tillgänglighet 24/7.

I framtiden kommer kanske Siris och Alexas kusiner spela en viktig roll för att hålla samman det virtuella teamet, eller tillföra kompetens och perspektiv. Applikationerna blir i en större utsträckning medvetna om varandra och den bakomliggande intelligensen designar ännu mer intuitiva upplevelser. Tekniska framsteg leder också till att gränsen mellan it och övriga verksamheten suddas ut ytterligare.

Överlappet mellan teknik och människa

Det är svårt att överskatta vikten av gott samarbete i en organisation, att vi har en närhet till varandra och kan kommunicera på ett bra sätt. I en studie av arbetsgrupper kunde forskaren Amy C Edmondson vid Harvard universitetet se att upplevelsen av trygghet i teamet underlättade lärande men att det också gjorde det enklare för medlemmarna att be om hjälp, erkänna misstag och ta till sig återkoppling.

För att lyckas med den förändringsresa det innebär att implementera digitala verktyg, och att ställa om till nya arbetssätt, behöver de som arbetar med tekniken och de som arbetar med människorna och verksamheten samarbeta.

Redo att ta nästa steg?

Vi har skapat flera smarta checklistor som hjälper dig att fatta bra beslut på vägen mot den smar-ta arbetsplatsen. Hämta dem här!

 

Article is provided by Telia, our Partner and Speaker at the virtual Digital Workplace Summit 2020.